第一章 总则

第一条 科学技术研究档案是科学研究和技术开发活动的真实记录和技术储备的一种形式，同时也是是一项重要的信息资源，必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，以利开发利用。
第二条 科学技术研究档案是指在科学技术研究过程中形成的具有保存价值的文字、图表、数据、声像和磁盘等各种形式载体的文件材料。各系部应把科研档案工作与计划管理、课题管理和成果管理紧密结合。重要的计划工作会议、科研课题、设计项目的评审鉴定等，主管部门要通知档案管理人员参加。
第三条 科技工作和建立档案的工作实行"四个同步"管理。即：
（1）下达计划任务与提出科研文件材料的归档要求同步；
（2）检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；
（3）验收、鉴定科研成果与验收鉴定科研档案同步；
（4）上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员晋职考核和档案部门出具专题归档情况证明材料同步。

第二章 科研文件材料的形成与归档要求

第四条 科研文件材料的归档范围主要包括：
1．科研准备阶段：科研课题及技术开发课题的审批文件、任务书、委托书、开题报告、调研报告、方案论证和协议书、合同等文件。
2．研究实验阶段：各种载体的重要原始记录、实验报告、计划材料、专利申请的有关文件材料、设计文件、软件、图纸、关键工艺文件、重要的来往技术文件等。
3．总结鉴定验收阶段：工作总结、科研报告、论文、专著、参加人员名单、技术鉴定材料、科技工作投资情况、决算材料等。
4．成果和奖励申报阶段：成果和奖励申报材料及审批材料、推广应用的经济效益和社会效益证明材料等。
5．推广应用阶段：推广应用方案、总结、成果孵化过程的各种文件材料、产品化中的设计文件、工艺文件、生产定型鉴定材料、转让合同、用户意见等。
科研准备阶段、研究实验阶段的文件材料在课题未完成之前由科研处和课题组负责管理，待课题鉴定时一并交由档案馆审查验收、立卷、装订。
第五条 实行由科研课题(项目)负责人主持立卷归档的责任制。每项科研项目(包括中断或取得负结果的项目)完成或某部分结束后，对所形成的科研文件材料加以系统整理，经审查验收后归档。科研人员应对本人所完成的科研工作文件材料的形成、积累、归档负责，并作为对其进行考核的内容之一。
第六条 科研文件材料的归档时间及要求
1．科研文件材料应在科研项目完成后及时归档、研究周期长的项目，可分阶段归档。由科研处提供项目名称、承担单位、项目负责人、完成时间等项目清单，由档案馆负责收集、审查、立卷、装订。归档的科研文件材料必须是原件(定稿)，根据需要可复制若干份。
2．凡归档的科研文件材料，要做到审查手续完备、制成材料优良、格式统一、字迹工整、图样清晰，禁用字迹不牢固的书写工具。
3．几个单位协作的科技项目归档可按《科学技术档案工作条件》的有关规定或协议立卷归档。如确系涉及协作单位或该单位科技人员的合法权益，应在协议书或委托书中明确科研文件材料归档和归属。
4．各单位对已完成的每个科研及技术开发项目进行鉴定、验收之前，必须通知学校档案馆对所准备归档的科研文件材料进行审查验收。科研文件材料归档不符合要求的，档案馆不予盖章，科研处及有关部门不予以鉴定或验收。对已获得奖励或正在上报的科研成果，如检查发现其档案不符合要求，档案馆有权建议延迟或撤消该项成果的申报与奖励。

第三章 科学技术研究档案的开发利用

第七条 各单位要充分开发、利用档案资源，学校档案馆面向科技人员、面向社会，为经济建设、科技进步和技术市场服务。
第八条 对于重大项目、以及涉及学校知识产权的科研档案，按照保密原则不得随意借阅、复制。借阅需经课题(项目)负责人签字同意后方可进行。外单位借阅须经科研处同意并签字后方可进行。必要时上报学校保密委员会批准。

第四章 附则

第九条 本办法自公布之日实行，其解释权归科研处。