一、预立卷

（一） 学校各院、部、处、办、工会、团委和直属部门均为立卷部门。

（二） 各立卷部门根据历年文件材料形成规律，参照归档范围，预先编制案卷类目

（类目名称见《黑龙江工程学院归档范围和保管期限表》）

（三） 各立卷部门要在平时随时将办理完毕的文件，按照案卷类目名称，分别归卷。

二、立卷分工

（一） 上级下达的文、电、综合性的由党（院）办立卷归档，专业性的或具体业务性的，由各承办单位立卷归档。

（二） 以党委、学校名义的发文，由党（院）办立卷归档。以部门名义的发文，由各部门立卷归档

（三） 党委和学校召开的代表大会、党委（扩大会）、院长办公会议所形成的材料，由党（院）办立卷归档。职能部门以党委和学校的名义召开的全校性专门会议、干部会议所形成的材料，由主办单位立卷归档。

（四） 校内各单位向党委、学校的请示、报告正文及相应的批复、批转的原件，由党（院）办立卷归档；请示、报告的原稿及批转、批复的复制件，则由报文单位立卷归档。

（五） 两个以上单位共同办理的文件，由主办单位立卷归档，非主办单位只保存复制本。

（六） 各临时机构、撤消机构形成的材料，应在机构撤销前做好整理工作，移交学院档案部门保存，任何人不得带入其他单位。

三、整理组卷（立卷）

（一） 坚持由文件材料形成部门立卷归档的原则，由各部门的专（兼）职档案员负责将积累的文件材料整理组卷后向档案部门归档。

（二） 在平时积累归卷基础上，按照归档范围，调整检查每组文件是否齐全、完整，剔除无需归档的文件材料（参见《黑龙江工程学院归档范围的确定》）。

（三） 将文件按年度或问题进行立卷分类。

1、分年度：将文件按其形成或针对的年度分开。

如：

一般文件归入文件形成年度跨年度的请示与批复，归入批复年度。跨年度的规划、计划，归入文件内容针对的第一个年度。跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度。跨年度的会议文件，归入会议开幕的年度。法规性文件，归入公布和批准年度。按学年处理的文件，归入专门年度。科研、基建、设备项目分别归入鉴定、竣工、引进年度。成绩、研究生学位论文分别归入毕业年度和授予学位年度。

2、分问题：将文件按其内容所反应的问题分开。

（四） 以问题为主进行立卷组合。

如：

会议文件，按会议的届次组合，根据文件的数量，可以一会一卷、一会数卷或数会一卷。

统计、报表、名册等，按照名称组合。

学校管理和业务活动形成的文件、材料，按单一问题组合。

工作计划、总结等文件，按责任者或名称组合。

简报按名称或期号组合。

科研、基建、设备按项目组卷，一项一卷或若干卷，可将管理性文件材料和理论性文件材料综合组卷后放在各卷之首，其余可按工作阶段及重要程度或文件性分别组成若干卷。

（五） 卷内文件材料按重要程度或时间顺序排列。

如：

批复在前，请示，报告在后。

上级通知在前，上报材料在后。

正件在前，附件在后。

印件在前，定稿在后。

结论性材料在前，依据性材料在后。

其他文件材料按时间顺序排列。

（六） 排除文件上的金属物，对破损的文件材料及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等要进行加边修补和裱糊，对较大的图表，要按手风琴的样子折叠。

（七） 编页号

成卷装订的卷内文件编页号，按件组装卷（如蓝图、底图）的文件材料编件号。

1、 卷内目录、备考表均不编页号。

2、 卷内文件无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号。

3、 页号应用兰色或黑色号码机敲出，起始号为001。

4、 页号的位置在每面材料非装订线一侧上角。

5、 同一问题的文件组卷后不得超过150页。

6、 以件为单元的每件文件材料的上端的正中间加盖归档章。

（八） 填写卷内文件目录

卷内目录位于卷内文件之前，必须用计算机打印。

1、 序号：以卷内文件排列先后顺序填写的顺序号。

2、 文号：文件制发机关的发文字号。由发文机关代字、发文年度和发文顺序号组成，如“国发[1996]1号”。其年“[1996]”不得简写成“（96）”。

3、 责任者：形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名。

4、 题名：即文件标题，一般照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“[]”号，如会议记录应概括出主要内容。

5、 日期：文件的形成时间，例：1999.10.10。

6、 页次：卷内每份文件起始之页的编号，最后一份文件应填起止页号。

（九） 填写卷内备考表

卷内备考表位于卷内文件之后，必须用碳素或兰黑墨水填写。

1、 本卷情况说明：填写卷内文件缺损、补充、移出、销毁等情况。

2、 立卷人：由组成本卷的兼职档案员签名。

3、 检查人：由对案卷质量进行审核的责任者签名。

4、 立卷时间：填写立卷的时间。

（十） 书写封面

1、 立档单位：立档单位的全称，即黑龙江工程学院

2、 类别：按组织机构分类，即各内部组织机构名称。

3、 保管期限：依据保管期限表，确定案卷的保管期限（永久、长期、短期）。

4、 密级：有保密要求的要填写密级

（十一）装订

1、 装订之前，先检查文件是否按A4规格大小形成的，如果不是按上述规格形成，则需裁切、贴边、折边成16开或A4规格。

2、 采用不锈钢夹、不锈钢订书钉装订。

四、归档验收

（一） 归档验收：移交档案时，交接双方当面检查，档案馆根据有关标准进行验收。凡不符合要求者，档案馆拒绝接收，并限期改正。

（二） 移交手续：移交时填写移交目录，一式两份，双方各执一份备查。

（三） 归档时间：党、政及管理类档案应在次年4月底前归档，科研、基建项目和专题性、成套性档案在项目完成通鉴定验收二个月内立卷归档；设备档案，在设备验收完毕投入使用二个月后立卷归档；教学档案按教学年度立卷并在文件材料形成的次年寒假前归档；财会档案，在财会单位保存二年后归档。