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1.编制说明
为了适应必博娱乐,比博娱乐网址：档案工作日益发展的需要，使必博娱乐,比博娱乐网址：档案的实体分类、编号、排架、检索实现标准化、规范化、科学化管理，充分发挥档案在必博娱乐,比博娱乐网址：教学、科研及各项管理工作中的作用，根据国家教发《高等学校档案实体分类法》和国家有关档案工作标准，结合必博娱乐,比博娱乐网址：档案工作实际，特编制本大纲和编号办法。
2.编制方法
以学校全部档案（除人事档案）为对象，以学校各个部门所从事社会活动的职能分工为基础，按照档案记述的内容、性质和形成规律，把产生于同一活动领域、具有相同内容、在保持其不可分割的自然联系的情况下，归入相同的类别，以便管理和提供利用。
2.1类目设置：结合档案的内容、特点和形式、逻辑原则，按职能设置，类目设置应相对稳定，一经确定不能随意改变。
2.2类目排列：根据档案的共性和个性，严格按从总到分，从一般到具体的原则，同一部门、同一类别的档案集中在一起，体现档案实体分类体系。
3.实体分类大纲
3.1一级类目的划分
根据以上方法，按照档案产生的领域范畴，结合档案记述内容的性质确定为十一个一级类目。
DQ党 群
主要包括党委、组织、纪检、宣传、团组织、工会工作活动中形成的文件材料。
XZ行 政
主要包括校务、人事、总务、保卫、服务公司等行政部门在各项管理工作中形成的文件材料。
JX教 学
主要包括本科生、专科生、职教、成人教育、培训中心的教学管理、教学实践、教学研究工作活动中形成的文件材料。
KY科学研究
主要包括科研课题（科研准备阶段、研究实验阶段、课题鉴定阶段、成果申报和奖励、推广应用）及管理性文件材料。
JJ基本建设
主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。项目的可行性研究、设计、施工、竣工验收、管理、使用、维修、改建扩建各个阶段，各种程序，各个环节形成的文件材料。
SB仪器设备
主要包括仪器设备工作管理和使用过程中形成的文件材料（仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、维修改造）。
CB出 版
主要包括学校出版工作管理和出版工作管理和出版活动过程中形成的文件材料。
CK财 会
主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料
WS外 事
主要包括外事工作管理和外事实践活动中形成的文件材料。
SX声 像
主要包括本校各项活动中直接形成的声像载体材料。
YJ业 绩
主要包括教职员在教学和科研工作中形成的材料
3.2二级类目划分
根据档案论述和反映的内容、特点和形成规律，对一级类目进行细分，其分类标准和类目设置如下：
党群、行政、出版、财会、外事类按职能分工来划分二级类目。
教学工作按文件内容划分二级类目（本科、专科、职教、成人教育、培训等）。
科学研究、基本建设、仪器设备按项目划分二级类目。
3.3声像档案的划分
照片、录音带、录像带、软盘、光盘档案，由于载体类型和尺寸大小不同、内容不同、保管要求不同，分别单独编号排架。
4.分类编号方法
4.1分类编号的基本原则
分类编号应层次简明，符合清楚地显示档案内容构成和特点，把相关文件材料有机地联系起来，把不同类别、不同性质的文件材料区分开来，便于对库存档案进行分类整理、排架和组织馆藏。档号的编制力求科学合理，必须具有唯一性、合理性、稳定性，使其有充分的扩展余地，既方便人工排架检索，又适应计算机管理的需要，充分发挥排架、检索的双向功能。
4.2档号的结构模式：年度号+分类号+案卷号
4.3档号的标识采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合编号制，年度号采用公元年，由四位阿拉伯数字组成，分类号是档号的主体，均用一、二级类目标识，案卷号用自然数顺序编码。年度号、分类号、案卷号之间用连接符号“ —” 分开。
如：1994年党群类的纪检工作中第2卷档案的档号标识为：
4.4分类主表
DQ党 群
11.党务综合
12.纪检（监察材料入此）
13.组织（党校材料入此）
14.宣传（统战）
15.工会（职工代表大会材料入此）
16.共青团、学生思想工作活动材料
XZ行 政
11.行政综合
12.人事
13.审计
14.保卫
15.总务
16.档案、图书
JX教学工作
11.综合
12.学科与实验室建设
13.招生
14.学籍管理
15.课堂教学与教学实践
16.毕业生
17.教材
KY科学研究工作
11.科研管理
12.学术论文
13.科研课题项目
14.总结、鉴定
JJ基本建设
11.综合
12.第1个基建项目代码
……
19.第8个基建项目代码
20.第9个基建项目代码
……
SB仪器设备管理
11.综合
12.第1个设备项目代码
……
18.第7个设备项目代码
19.第8个设备项目代码
……
CB出 版
11.综合
12.学报
13.交通科技与经济
14.测绘工程
WS外 事
11.综合
12.出国(境)
13.来校
14.国际合作与会议
CK财 会
11.综合
12.会计报表
13.会计帐簿
14.会计凭证
15.工资清册
SX声 像
11.照片
12.录音带
13.录像带
14.幻灯片
15.磁盘
16.光盘
17.胶片
YJ业 绩
11.综合
12.出版物
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